INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER VID REKRYTERING
Varför får du detta dokument?
Attendo bryr sig om och prioriterar din integritet. Det är därför en självklarhet för oss att alltid sträva efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt och att följa gällande dataskyddslagstiftning.
I detta dokument vill vi informera dig om hur vi samlar in och använder (behandlar) dina personuppgifter när du söker en tjänst hos Attendo eller lämnar in en spontanansökan.
Vilka personuppgifter behandlar Attendo?
De personuppgifter som Attendo behandlar om dig är den information du har gett till oss i samband med att du sökt en tjänst hos oss eller som en tredje part har tillhandahållit oss under rekryteringsförfarandet.
Personuppgifter som du tillhandahåller oss när du ansöker om anställning i Attendo och under rekryteringsförfarandet
I samband med att du söker en tjänst hos oss eller ansluter till vårt digitala rekryteringsverktyg och prenumererar på utskick av jobbannonser tillhandahåller du oss information om dig själv. Sådan information är typiskt sett ditt namn, dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer, hemadress och mailadress. Vi behandlar även de uppgifter som framgår av ditt personliga brev och CV och däribland även ditt personnummer om du har angett det. Om du söker en tjänst som sjuksköterska lämnar du även information om ditt födelseår, land samt om du har en sjuksköterskelegitimation från Socialstyrelsen.
Söker du en tjänst för att arbeta vid något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder, lämnar du även in ett utdrag från belastnings- och, i tillämpliga fall, misstankeregistret till oss.
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer Attendo även att behandla personuppgifter om dig i form av uppgifter som framkommit vid intervjuer med dig eller genom dokument som du ger in för att komplettera din ansökan. Om du genomför ett personlighetstest under rekryteringsprocessen kommer Attendo att behandla personuppgifter om dig i form av resultatet från ett sådant test.
Personuppgifter om dig som har tillhandahållits Attendo genom en tredje part (utomstående)
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer Attendo att behandla personuppgifter om dig som tillhandahållits oss genom dina referenser i förekommande fall. Personuppgifter om dig som dina referenser tillhandahåller oss är till exempel information om dig som person, hur du sköter dina arbetsuppgifter och dina kvalifikationer.
Varför behandlar Attendo dina personuppgifter?
När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera din jobbansökan i syfte att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för en viss tjänst. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter i detta sammanhang är att det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. I vissa situationer kommer vi även att behandla dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller efter att du har lämnat ditt samtycke till behandlingen. Vi förklarar och ger dig mer information om den lagliga grunden för vår behandling nedan.
I de fall du lämnar ditt personnummer (t.ex. i ditt CV) i samband med att du söker anställning hos oss kommer vi att behandla ditt personnummer. Vi behandlar endast ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
För att fullgöra en rättslig förpliktelse
Söker du en tjänst för att arbeta vid något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd-och serviceinsatser åt barn med funktionshinder har Attendo en skyldighet enligt lag att kontrollera ditt belastnings- samt i tillämpliga fall misstankeregister innan du erbjuds anställning eller på annat sätt tas emot i vår verksamhet. Kontroll av ett sådant registerutdrag utgör en del av bedömningen om du är lämplig för arbete vid sådan verksamhet.
För Attendos berättigade intressen
Attendo behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Attendos berättigade intressen kommer endast utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre. I vissa fall har vi gjort bedömningen att våra berättigade intressen utgör laglig grund för personuppgiftsbehandling, nämligen:
- för att administrera och behandla din ansökan. När du lämnar in en jobbansökan till oss på Attendo behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna bedöma om du är lämplig för en viss tjänst. Vi behöver också kunna administrera din och andra kandidaters ansökningar t.ex. genom att boka intervju med dig, ge besked i olika skeden av processen per epost eller telefon, skapa översyn över din rekryteringsprocess. Attendos berättigade intresse är att kunna bedriva rekryteringar;
- för att Attendo ska kunna bevaka sina rättsliga intressen vid en eventuell framtida tvist (vilket utgör Attendos berättigade intresse i detta fall). För Attendo är det viktigt att främja lika rättigheter och lika möjligheter och vi arbetar ständigt med att motverka diskriminering. I händelse av en rättslig diskrimineringstvist kommer vi dock behöva viss dokumentation för att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken. Uppgifter som Attendo sparar för detta ändamål kan exempelvis vara ditt namn och dina kontaktuppgifter samt information som vi fått ta del av under rekryteringsprocessen, såsom ditt personliga brev, CV och uppgifter från dina referenser;
-
- för att Attendo ska kunna anteckna, i förekommande fall, att du har uppvisat ditt utdrag från belastningsregistret i samband med anställningsprocessen (ingen annan uppgift kommer att antecknas i detta hänseende än faktumet att utdraget uppvisades). Attendos berättigade intresse är att kunna säkerställa kandidaters lämplighet för vissa särskilda tjänster.
Om du vill veta mer om hur vi har gjort de här bedömningarna är du välkommen att kontakta oss.
Om du har gett ditt samtycke
Om du vill att Attendo ska kunna matcha din profil mot framtida tjänster och kontakta dig i samband med det kan du samtycka till det i vårt digitala rekryteringsverktyg. Samtycket kan återkallas när du är inloggad i rekryteringsverktyget. Om du har gjort en spontan ansökan utanför vårt digitala rekryteringsverktyg hänvisar vi dig till rekryteringsverktyget. De personuppgifter som Attendo kommer att behandla för ändamålet att kunna matcha din profil mot framtida tjänster på Attendo och för att kunna kontakta dig, är information från din ansökan. För detta ändamål kommer Attendo även att behandla personuppgifter om dig som har tillhandahållits oss genom en tredje part under rekryteringsprocessen. Sådana uppgifter kan till exempel vara resultatet från en personlighetstest, information från en intervju och information om dig som lämnats av dina referenser.
Om du vill ansluta till vårt rekryteringsverktyg och prenumerera på mailutskick av jobbannonser kan du samtycka till det i vårt digitala rekryteringsverktyg. Du kan ändra och avsluta din prenumeration (återkalla ditt samtycke) i rekryteringsverktyget.
När du använder vårt rekryteringsverktyg kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet (såsom din dator, mobil eller surfplatta) vid uppkoppling mot rekryteringsverktyget. Vi använder cookies för att underlätta din användning av rekryteringverktyget, för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av rekryteringverktyget och för riktad marknadsföring på sociala medier (Facebook, Instagram). Den rättsliga grunden för denna behandling av personuppgifter och övrig information är ditt samtycke som inhämtas via ett särskilt gränssnitt i rekryteringsverktyget. Du kan när som helst neka användningen av icke nödvändiga cookies genom att ändra inställningar i det ovannämnda gränssnittet eller i din enhet. Du kan läsa mer om användningen av cookies inom ramen för rekryteringsverktyget på vår karriärsajt.
Om vi vill lägga till dig som kandidat för en specifik tjänst utan att du sökte tjänsten själv (s.k. sourcing) kommer vi att be dig via epost att samtycka till detta. Om du har gett ditt samtycke kommer Attendo att behandla dina personuppgifter inom ramen för en vanlig jobbansökan fortsättningsvis med stöd av Attendos berättigade intresse (se ovan). Om du inte har gett ditt samtycke inom 3 dagar eller nekat att ge samtycke kommer dina uppgifter att raderas i samband med sourcing.
Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
Överföring av dina personuppgifter inom EU/EES
Om du söker en tjänst som innebär att chefer vid olika Attendo-bolag behöver vara med i rekryteringen kommer dina personuppgifter delas mellan de berörda bolagen i koncernen. Den lagliga grunden för överföringen av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse av att dela uppgifterna för att kunna bedriva rekryteringar (se ovan).
För att kunna administrera och genomföra rekryteringen kommer Attendo även dela dina personuppgifter med det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg (Teamtailor AB) och dess underleverantörer. För att kunna marknadsföra relevanta lediga tjänster på sociala medier (Facebook, Instagram) använder vi digitala tjänster tillhandahållna av Jobtip och dess underleverantörer. Attendo delar även din privata mailadress med Talentsoft SA för s.k. pre-boarding och med Visma Enterprise AB för elektronisk signering av anställningsavtal (inklusive de uppgifter som ingår i avtalsdokumentet), i tillämpliga fall. Läs mer om pre-boarding i avsnittet”Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering” nedan. I de fall Attendo är personuppgiftsansvarigt för dina personuppgifter, behandlar det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg och våra övriga ovannämnda IT-leverantörer dina personuppgifter på vårt uppdrag och de har endast tillgång till uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss.
Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES
Attendo behandlar dina personuppgifter innanför EU/EES förutom den funktion av rekryteringsverktyget som, efter att du har gett samtycke i rekryteringsverktygets särskilda gränssnitt, möjliggör dataanalys och riktad marknadsföring på sociala medier (Facebook, Instagram). Denna funktion innebär överföring av personuppgifter till USA. Den skyddsåtgärd som används för dessa överföringar är – i enlighet med art. 46.2.c allmän dataskyddsförordning (GDPR)– standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av Europeiska kommissionen (om du vill erhålla en kopia av dessa kan du kontakta oss).
Hur länge sparar Attendo dina personuppgifter?
Behandling av personuppgifter under rekryteringsprocessen
De personuppgifter som Attendo behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar Attendo generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden eller meddelar att du inte längre är intresserad av den tjänst du sökt kommer Attendo radera dina personuppgifter och upphöra med behandlingen av dem förutsatt att du inte har fått något besked i processen (t.ex. att du gått vidare eller inte i rekryteringsprocessen).
I vissa fall behandlar Attendo dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen är avslutad eller efter att du har fått besked att du inte har gått vidare i rekryteringsprocessen. Du kan läsa mer om detta nedan.
Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering
När rekryteringsprocessen är avslutad kommer Attendo behandla dina personuppgifter för de syften som anges nedan.
Om du har sökt en tjänst och anställs inom en verksamhet som kräver utdrag ur belastnings- respektive misstankeregistret kommer det att sparas under minst två år från det att anställningen påbörjats. Du kan läsa mer om vår behandling av dessa personuppgifter i Attendos Integritetspolicy för anställda, som du får i samband med att du anställs av oss. Om du inte blir anställd hos oss sparar Attendo inte uppgifter om dig ur belastnings- eller misstankeregistret.
Om du sökt en annan tjänst än inom något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder och frivilligt har uppvisat utdrag från ditt belastningsregister sparar Attendo inte dessa uppgifter över huvud taget.
Om du har sökt en tjänst och anställs på Attendo kan vi komma att behandla din privata mailadress för att kunna möjliggöra en s.k. pre-boarding som innebär att du, innan din anställning påbörjar, får ett mail med länk till vårt system där du kan ta del av de viktigaste informationer som handlar om arbetet på Attendo.. Vi kommer att även behandla ditt privata telefonnummer i syfte att din framtida chef ska, vid behov, kunna ta kontakt med dig innan anställningen påbörjar. Dessa personuppgiftsbehandlingar utförs med stöd av Attendos berättigade intresse att kunna administrera nyanställningar innan anställningstiden börjar.
Signering av anställningsavtal sker, i tillämpliga fall, elektroniskt och även för detta ändamål kommer din privata mailadress att användas. Dessutom kommer personuppgifter nödvändiga för att kunna upprätta anställningsavtal att behandlas för upprättande av anställningsavtalet med stöd av avtal som rättslig grund (att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan avtalet ingås, art. 6.1.b GDPR).
Attendo kommer att behandla dina personuppgifter även i tiden efter att rekryteringsprocessen är avslutad om det är nödvändigt för att Attendo ska kunna bevaka sina rättsliga intressen vid en eventuell framtida diskrimineringstvist. För detta ändamål sparar Attendo dina personuppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i två år efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid händelse av en diskrimineringstvist med dig kommer Attendo att spara dina personuppgifter längre än två år, dock inte längre än till dess att tvisten är slutligt avgjord.
Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?
Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter och dessa kommer att beskrivas för dig i det närmaste. För att ställa frågor om eller utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår nedan. Vissa av dina rättigheter kan utövas på ett automatiserat vis via ett särskilt gränssnitt i vårt digitala rekryteringsverktyg som du når på vår karriärsajt.
Rätt till tillgång
Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida dina personuppgifter behandlas av Attendo samt rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Rätt till rättelse
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade samt, genom att tillhandahålla oss information om dina personuppgifter, komplettera ofullständiga personuppgifter (exempelvis om du har bytt adress).
Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas hos Attendo. Det kan till exempel vara om:
- personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
- du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
- du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för Attendo att fortsätta med behandlingen, som väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen inte ska fortsätta;
- personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
- personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Attendo omfattas av
Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:
- du bestrider uppgifternas korrekthet (begränsning gäller dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);
- behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
- du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för det angivna syftet med behandlingen; eller
- om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
Rätt att invända mot behandling
Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att återkalla samtycke
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke kan dock inte påverka lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycke för tiden innan samtycket återkallats (ett återkallande av samtycke har alltså inte en retroaktiv verkan).
Rätt att inge klagomål
Du har rätt att lämna klagomål över vår behandling av dina personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Rätten att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet påverkar inte dina möjligheter att vidta andra administrativa eller rättsliga åtgärder. Ett klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke och behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
Inom Attendokoncernen är det Attendo AB (publ), organisationsnummer 559026-7885, med adress Box 715, 182 17 Danderyd, telefonnummer 08-586 252 00, som är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter eller dess dotterbolag som du har en relation med (t.ex. Attendo Sverige AB, Attendo Individ och Familj AB, Attendo LSS AB), som är personuppgiftsansvarig.
Frågor och funderingar?
Du är även välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud genom att skicka e-mail till dataprotection@attendo.se om du har några frågor eller funderingar kring hur Attendo behandlar dina personuppgifter.
______________________
Detta dokument uppdaterades av Attendo AB den 6 juli 2023.
